Gli uffici della Segreteria sono situati nel plesso di viale Alessandro Ruspoli, 80.
La segreteria riceve su appuntamento quando necessario ed è contattabile principalmente via mail attraverso gli indirizzi di seguito elencati:
Contatti della segreteria
rmic841006@istruzione.it Segreteria e Direzione (appuntamenti con DS o DSGA, tutto ciò che riguarda personale docente e Ata)
RMIC841006@PEC.ISTRUZIONE.IT PEC Segreteria e Direzione
segreteria.didattica@icgiovannipaoloii.edu.it Segreteria didattica (tutto ciò che riguarda gli alunni)
0645554724 Centralino Plesso di Viale Ruspoli
Responsabilità e compiti del personale amministrativo
DSGA (Direttore dei servizi generali ed amministrativi): Dott. ssa Alessandra Magrone
Amministrazione generale.
- Sovrintende ai servizi generali e amministrativo-contabili e ne cura l’organizzazione.
- Elabora il Programma Annuale, le Variazioni e il Conto Consuntivo e la tenuta dei registri obbligatori.
- Provvede al calcolo delle retribuzioni lorde imponibili spettanti al personale supplente breve, alla determinazione degli importi di tutti i compensi accessori da liquidare al personale dell’istituto (Ore in supero, Funzioni Strumentali Docenti, Incarichi Specifici al personale ATA, Compensi FIS, ecc.) e provvede all’inserimento dei compensi stessi nel Service Personale Tesoro – Cedolino Unico.
- Liquida i compensi al personale “fuori sistema” (compensi con fondi non statali o non gestiti tramite la procedura del Cedolino Unico).
- Cura tutti gli adempimenti fiscali, contributivi e previdenziali.
- Redige le dichiarazioni fiscali, retributive e contributive.
- Effettua i pagamenti e le riscossioni ed emette i relativi mandati di pagamento e reversali di incasso.
- Predispone e invia i monitoraggi dei flussi di cassa e la rilevazione oneri.
- Provvede all’aggiornamento dei dati delle fatture elettroniche (Piattaforma Certificazione Crediti).
- Provvede agli adempimenti previsti dall’art. 1 c.32 L.190/2012, D.Lgs.vo 33/2013 modificato dal Decreto legislativo 25 maggio 2016, n. 97.
- Gestisce i Progetti inseriti nel Programma Annuale e provvede alla definizione e alla stesura dei contratti.
- Gestisce l’inserimento nell’albo on-line della documentazione relativa a: procedura reperimento esperti, incarichi autorizzati e assegnati al personale, ecc.
- Anagrafe prestazioni collaborazioni occasionali e collaborazioni esterne.
- Inquadramenti economici contrattuali e riconoscimenti dei servizi in carriera.
Ufficio Gestione ALUNNI
- Gestione alunni dei tre ordini di Scuola e relative pratiche inerenti (Anagrafe nazionale alunni, dati organico, ecc.) e relazioni con gli altri istituti.
- Inserimento e aggiornamento dati alunni – genitori – classi.
- Gestione fascicoli personali alunni e richiesta e trasmissione documenti.
- Emissione certificati e rilascio copie documentazione agli atti (accesso agli atti).
- Tenuta dei registri (certificati, diplomi, pagelle, esami).
- Gestione scrutini e di tutte le operazioni connesse agli esami di licenza.
- Gestione pagelle e tabelloni.
- Compilazione statistiche e monitoraggi.
- Iscrizioni – trasferimenti – nulla osta .
- Diplomi di Licenza Scuola Secondaria di 1° grado.
- Gestione richieste di tirocinio.
- Assicurazione Integrativa.
- Libri di testo ed eventuali cedole librarie.
- Gestione infortuni alunni e personale dipendente e tenuta registro
- Elezioni organi collegiali (predisposizione dei materiali relativi alla componente genitori).
- Sostituzione colleghi assenti in altri settori.
- Aggiornamento dell’area Amministrazione Trasparente e pubblicazione sul sito web dell’istituto per il settore di competenza.
Ufficio Gestione personale
- Gestione stato giuridico del personale.
- Tenuta dei fascicoli personali di tutti i dipendenti: compreso fascicolo elettronico – SIDI.
- Individuazione personale a tempo determinato e supplenti temporanei Scuola dell’Infanzia – Primaria e Secondaria di 1° – Funzione convocazione SIDI per supplenze.
- Controllo graduatorie di istituto per comunicazioni di aggiornamento e/o variazioni.
- Stipula contratti di assunzione – Assunzione in servizio.
- Provvede alle nomine del personale docente ed ATA relative alla Privacy.
- Emissione di tutti i contratti di lavoro e relativo inoltro agli enti preposti.
- Gestione presenze e assenze del personale docente: registrazione assenze sistema informatico SIDI, comunicazioni statistiche assenze mensili, rilevazione tasso assenze per pubblicazione sito web dell’istituto.
- Emissione relativi decreti e visite medico fiscali.
- Pratiche rivalsa terzi.
- Organici e trasferimento personale.
- Tenuta registri obbligatori.
- Comunicazioni attraverso il sistema informatico di assunzioni e di modifiche del rapporto (contratti, trasferimenti, organici, licenziamenti…).
- Periodo di prova e relativa Documentazione di rito.
- Autorizzazione esercizio libera professione/Incarichi.
- Predisposizione e aggiornamento graduatorie interne di istituto (in assenza di altro personale addetto).
- Procedimenti pensionistici.
- Comunicazione scioperi – rilevazione – Assemblee.
Ufficio Progettualità, magazzino, organizzazione personale ATA, rapporti con Comune e Università, Ass. sportive, varie
- Viaggi e visite di istruzione e GSS: preventivi – prospetto comparativo – assegnazione incarico trasporto.
- Sostituzione colleghi assenti in altri settori.
- Gestione segnalazione manutenzioni
- Gestione software PAGOPA e relativi adempimenti
- Collaborazione DSGA
- Organizzazione personale ATA
- Magazzino
Art. 13, c. 1, lett. b), d.lgs. n. 33/2013 e Art. 13, c. 1, lett. c), d.lgs. n. 33/2013
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